朝のニュース番組で某メーカーが「会議を立ってすることに切り替えて会議時間を短縮した」と紹介されていました。今まで２日間かかっていた経営会議がなんと６時間に短縮されたそうです。
この会社では、工場作業を椅子にすわって行っていたものを、立ってすることに変えて、作業効率がアップしたことにヒントを得て、これを会議に応用したそうです。
昼食にはカツサンド、「立ったまま食べ易い！」という落ちまでついています。
経営会議、戦略会議、営業会議等々と会議の内容もさまざまです。目的として多いものは、営業成績等の担当部署から現状の報告、商品開発・営業方針等の決定に始まって、打ち合わせ、期末近くになると社長が営業責任者にカツを入れる…など。
会議という名目の中、無駄な時間とエネルギーが消費されて行くのも如何かなと思います。
そのような状況を打開すべく「ＩＴ」と名がつくとグループウエア・ＴＶ会議の導入という（安直な？）発想が浮かんできます。
会議自体の時間がいくら節約されたからと言って、それで本当に効率が上がるかというと疑問です。
肝心なのは、技術を使って時間を短縮（節約）するよりも、会議で良い成果を上げることではないでしょうか。
経営戦略、業務改善（ＱＣ）、品質向上（ＩＳＯ）など明確な目標や成果を目的とした、会議やワーキングのリーダを任される立場の方にポイントをお話します。
１．１年間（ワーキング期間内）の会議のスケジュールをつくる
会議内容が重複して行われる事を防止する。保留事項を引き継ぎして検討する。結論を出す期限の設定をする。
２．共通言語・思考の統一をはかる
業界用語や自社内独自が用いている言葉の理解度のずれを無くす。マーケティングや財務に関する事柄は、他の部署からすると全く分からないものです。
基礎的な考え方や会社（トップ）の方針を統一させることは重要です。
３．時系列で流れを把握する
日本の経済状況や年齢分布、トレンドの変化などを時系列で把握しておく。
会社の履歴や取扱商品の変遷、主要取引先の変化など過去の実績には歴史の積み重ねがあります。過去の延長に未来があることを常に意識して、過去の過ちを繰り返さないようにしなければなりません。
４．情報を組織的に分析する
会議の進行が整然として行われることはまずありません。思いつくままに発言する人、自分の意見だけ言う人、内容はどんどん膨らみ、そのうち収集がつかなくなってしまいます。マトリックス（表組）をつかって会議の内容を組織的に分類、分析します。例：シーズニーズマトリックス、ＳＷＯＴ、ＤＭＭ
５．資料のリーフの関連性を意識する
会議をする度に、今までの会議資料をすべて見直す訳にはいきません。ある一連の事柄を、箇条書き・座標・マトリックスを上手に組み合わせ１枚のシートにまとめます。目次を作り、それぞれのシートの関連が分かるようにします。一目見て内容を参加者にイメージしてもらえるようにします。
会議の資料はややもすれば、ゴミの束と化してしまいます、関連性の無い情報は「ただの屑」同然です。会社内で行われる様々な会議の資料に関連性をもたせ、上下左右の立体的な関係を時系列に整理することにより、情報は会社独自の知的資産に変わります。
それをその他の経営資産と融合させる事により、競合他社には決してマネの出来ない、会社独自の強みとなって行くでしょう。
■執筆者プロフィール
下山 弘一(しもやま ひろかず)
税理士、ＩＴコーディネータ、システムアドミニストレータ
京都市中京区西ノ京南上合町３５シンフォニー太子道８Ｆ
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