コミュニケーション効率化にパソコン画面を共有しよう/山口 透

 昨今、市街地であれば、LTE(高速携帯回線)を使い、高速でインターネット
に接続できる状況になってきたので、外出先からパソコン画面共有を利用してい
ます。

 パソコン画面共有とは、1台目のパソコン画面を2台目のパソコン画面に同時
に表示するものです。表示のほかに、1台目のパソコンでマウスを移動させると、
2台目のパソコン画面でも同時にマウスが移動します。同様に、文字を入力して
いくと、2台目のパソコンに文字が入力されていく様子が表示されます。このマ
ウス操作や文字入力は、片方は操作ができるがもう片方は禁止する、反対に双方
向から操作や文字入力をするといった制御ができます。

 パソコン画面共有は、様々なシーンで利用できると考えています。

 たとえば、会議室では、ホワイトボードの代わりに大きなディスプレイやプロ
ジェクタ、机にはパソコンと画面を設置します。パソコン画面共有を使えば、ホ
ワイトボードの代わりに設置したディスプレイに文字を入力すると、手元のディ
スプレイに即座に同じ画面が表示されます。タッチパネル付きのディスプレイで
あれば、手書き文字の入力ができ、ホワイトボードの代わりになります。

 机のパソコン画面を見ることで、遠くのホワイトボードの文字が見にくいとい
うデメリットが解消されるうえ、手元のパソコンからホワイトボードに見立てた
ディスプレイに、画面の前に行かずに即座に自分の資料や手書き文字を表示でき
ます。

 このような使い方は、会議のほかにセミナーや講習会など講義形式のときに有
効です。講師が受講者に画面を見せながら、通常の講義を行うことはもちろん、
受講者が「この部分に関して質問がある」というときに、画面の特定部分を指し
示すことで、質問したいポイントが参加者全員に伝わるのです。
 このようなインタラクティブな会議や講習会をおこなうことで、1対多のコミ
ュニケーションを効率的にできます。

 この方法は1対1のコミュニケーションの効率化にも貢献します。具体的には、
社内や社外でフェイスツーフェイスでなく、電話やメールを使ったコミュニケー
ションを行う場合です。
 たとえば、Excelの売上管理表などをメールに添付し、送った後電話をするこ
とがあります。資料の送信者は、送った資料の「ある部分」を見て、「例の烏丸
支店の売上だけど」と話すでしょう。しかし、受信者は、資料の同じところを見
ているとは限りません。「どの売上だよ!」と意思疎通がうまく図れないことも
多いでしょう。この際にパソコン画面共有を使います。資料の送信者が、自分の
パソコンの画面を見せてマウスで指し示し、「この部分の売上だけど」と、同じ
画面の同じ資料を見ながら話をすることで、フェイスツーフェイスでコミュニケ
ーションしている時と同様なイメージで会話ができます。
 電話だけでコミュニケーションを行うと、「あの件だけど」「この部分だけど」
では通じませんが、マウスで場所を示すことで、「あれ、これ、それ」という会
話ができ、ストレスがありません。

 社内・社外にかかわらず、パソコン画面に表示した資料を共有してコミュニケ
ーションを効率化する方法を提案しました。具体的に進めるには、社内はVNCな
ど画面共有ソフトが有効です。インターネット経由で社外の方と画面を共有する
場合は、インターネット電話で有名な skype が使えます。他にも様々なソフト
ウェアや、クラウドサービスがあるので、利用形態にあったものを使用すること
になります。

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■執筆者プロフィール

山口 透(とおる)

流通業や製造業等でIT戦略策定支援やバランススコアカードの導入、
デジタルサイネージの導入支援などを行っている。ITコーディネータ、
システムアナリスト

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